Оплата расходов на заграничные командировки с применением корпоративных банковских карт

Отправляя сотрудника в командировку, администрация вправе выдать ему корпоративную банковскую карту. Порядок расчетов с помощью такой карты предусмотрен в Положении ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П (ред. от 14 января 2015 г. № 3532-У) «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт».

Таким образом, организация вправе выдавать работникам корпоративную пластиковую карту для оплаты командировочных расходов, причем она может использоваться и на территории России, и за ее пределами. К авансовому отчету при расчете банковскими картами обязательно должны быть приложены специальные документы по операциям с использованием карты.

Документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе дополнительно должен содержать подписи держателя платежной карты и кассира. Данное требование не распространяется на случаи, когда документ составляется в пункте выдачи наличных при использовании аналога собственноручной подписи.

Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с использованием банковской карты. Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету. Оплата работником расходов банковской картой не освобождает его от обязанности приложить к авансовому отчету и все другие первичные документы, подтверждающие произведенные расходы.

Если сотруднику выдается рублевая карта, а оплачиваются ею расходы в валюте, следует обратить внимание на порядок учета разниц по таким операциям. Когда работник снимает деньги из банкомата или оплачивает расходы в валюте, банк продает ее по своему коммерческому курсу организации, снимая с ее рублевого счета соответствующий эквивалент.

При этом на дату продажи возникает разница. Она образуется вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты банком-эмитентом от официального курса Банка России. Датой совершения операции в иностранной валюте считают дату списания со счета организации необходимых для конвертации рублевых средств. Указанные разницы следует отразить как расходы на обычную покупку валюты.

В бухгалтерском учете списание или снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующей записью: Д-т сч. 71 К-т сч. 57 «Переводы в пути» субсчет «Операции по специальным карточным счетам». Использование счета 57 обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются еще до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающей фактическое списание денежных средств со счета организации.

При получении от держателей банковских карт первичных документов, подтверждающих совершение операций с использованием корпоративных карт (слипов, квитанций и т.п.), в бухгалтерском учете организации выполняются соответствующие записи: Д-т счетов 10, 20, 25, 26 и т.д. К-т счета 71. Особенности бухгалтерского учета операций с использованием корпоративных карт по расчетам в иностранной валюте определяются условиями списания и конвертации валюты, установленными банком, а также видом используемой банковской карты.

Дальнейший порядок бухгалтерского учета зависит от того, использовалась в расчетах валютная или рублевая пластиковая карта. В первом случае задолженность по счету 57 «Переводы в пути» будет рассматриваться как валютная и подлежит переоценке на дату совершения операции.

Поэтому при получении выписки банка в бухгалтерском учете формируется проводка: Д-т сч. 57 субсчет «Операции по специальным карточным счетам», К-т сч. 55 субсчет «Специальный карточный счет в банке» (отражается рублевый эквивалент по официальному курсу Банка России на дату списания денежных средств). Одновременно определяется курсовая разница по счету 57, которая в зависимости от характера изменения валютного курса относится в дебет или кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Как правило, эта величина отличается от отраженной на счете 57 суммы в момент утверждения авансового отчета. Основная причина использование кредитными организациями для исчисления рублевого эквивалента иностранной валюты внутреннего курса, отличного от официального курса Банка России. Разницы подлежат отнесению на тот же счет, что и основная сумма командировочных расходов (счета 08, 26, 44 и др.).

За использование пластиковых карт в качестве расчетных инструментов юридических лиц банки взимают комиссионное вознаграждение. Расходы на оплату услуг банка по открытию и ведению специальных карточных счетов отражаются в бухгалтерском учете организации в составе прочих расходов на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

Кроме того, условиями договора с кредитной организацией о выпуске и обслуживании корпоративных карт может быть предусмотрено начисление процентов на остаток средств, находящихся на специальном карточном счете в банке. Суммы начисляемых процентов в бухгалтерском учете организации отражаются в составе прочих доходов следующей проводкой: Д-т счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Специальный карточный счет в банке», К-т счета 91 субсчет «Прочие доходы».