Требования к тексту документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения). Это устоявшийся порядок составления документа.

Вместе с тем возможна другая последовательность изложения текста: вначале освещается существо вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указывается, что явилось основанием составления документа. Последовательность частей делового письма может быть представлена в следующем виде: обращение – вступление – описание ситуации – заключение – предупреждение – заключительные этикетные формулы. Следует учитывать, что сплошной текст в документе воспринимается трудно, поэтому необходимо смысловые части разделять абзацами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единтвенного числа (приказываю», «предлагаю», «прошу»). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственногоили  множественного числа («отдел осуществляет функция», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В тексте делового письма используется хронологический и фактологический способ изложения. Глаголы «представляем» и «направляем» используются в сопроводительных письмах.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами: достоверность и объективность; точность; максимальная краткость, лаконизм формулировок; безупречность в юридическом отношении; стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; нейтральный тон изложения, а также соответствие нормам официального этикета, которое проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

В России обращение не является обязательной частью делового письма. В деловых письмах, характеризующих управленческие ситуации и обосновывающих необходимость осуществления каких-либо действий, следует использовать хронологический способ изложения.