Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные суммы – это денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на расходы по командировкам и на мелкие хозяйственные расходы. Список лиц, имеющих право пользоваться подотчетными суммами, устанавливает руководитель организации.

Аванс в необходимой сумме для выполнения порученного задания выдают в том случае, если подотчетное лицо не имеет задолженности по ранее полученным суммам. Аванс выдают на основании заявления по расходному кассовому ордеру.

На документе должны быть разрешительная подпись руководителя организации и подпись главного бухгалтера.

После выполнения задания подотчетное лицо обязано представить в трехдневный срок в бухгалтерию авансовый отчет о производственных расходах и документы, подтверждающие их (счета, проездные билеты, квитанции и т.д.). Ответственное за правильное оформление выдачи авансов и проверку авансового отчета несет главный бухгалтер.

В соответствии с Приказом Минфина РФ «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории Российской Федерации» от 06.07.01 № 49н (в редакции Приказа Минфина РФ от 09.11.01 №91н) установлено следующее:

• оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами;
• оплата суточных за каждый день нахождения в командировке.

Все операции с подотчетными суммами в организациях учитывают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств.

На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и при- обретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются бухгалтерскими проводками: Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В дальнейшем эти суммы списываются: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет в журнале- ордере №7.

Типовые операции:

1. Выдан аванс подотчетному лицу на расходы по командировке в сумме 5000 руб.:
   Дебет счета 71 Кредит счета 50 «Касса» – 5000 руб.
2. По возвращении из командировки подотчетное лицо представило авансовый отчет на сумму 4850 руб., неиспользованные 150 руб. возвращены в кассу: Дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы» – 4850 руб. 50-1 «Касса» – 150 руб. Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 5000 руб.
3. За счет подотчетных сумм куплены письменные принадлежности и бухгалтерские бланки на сумму 850 руб.:
   а) Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» – 850 руб.
   б) Дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит счета
   71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 850 руб.
4. Продавец ларька (материально ответственное лицо) сдал в кассу полученную от продажи продукции выручку в сумме 8000 руб.:

• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 90 «Продажа» – 8000 руб.
• Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 8000 руб.